Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen können Organisationen Zeit und Aufwand sparen, die Fehlerquote reduzieren und die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe steigern. Mit Power Automate bietet Microsoft ein starkes Tool dafür an, das sich als Bestandteil der Microsoft 365-Suite besonders einfach in bestehende Prozesse einfügen lässt. So sparen Sie sich unnötigen Papierkram und stellen sicher, dass Ihre definierten Prozesse eingehalten werden.
Was ist Power Automate?
Power Automate ist ein von Microsoft entwickeltes Tool zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Es ermöglicht Benutzerinnen und Benutzern, Workflows zu erstellen, die automatisch Aktionen zwischen verschiedenen Anwendungen und Diensten ausführen können.
Power Automate bietet eine umfassende Palette von Werkzeugen und Funktionen, die es ermöglichen, unterschiedlichste Prozesse abzubilden und zu automatisieren. Dazu gehören:
- Vorlagen, das sind vorkonfigurierte Workflows, die User schnell und einfach an ihre Bedürfnisse anpassen können.
- Aktionen sind die einzelnen Schritte in einem Workflow, die ausgeführt werden, um Prozesse zu automatisieren.
- Trigger ermöglichen es Usern, Aktionen auszulösen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
- Integrationen ermöglichen es Power Automate, nahtlos in eine Vielzahl von Anwendungen und Diensten zu integrieren.
- Analytics bieten Benutzern Einblicke in den Fortschritt und die Effektivität ihrer Workflows, damit sie diese optimieren können.
Fünf Mögliche Anwendungen von Power Automate
1. Genehmigungsworkflows und elektronische Formulare
Planen Sie die Absenzen und Ferien Ihrer Mitarbeitenden noch immer mit Hilfe einer Excel-Tabelle? Haben Sie Mühe, die Übersicht zu behalten wer wann in den Ferien ist? Wenn Sie für Ihr Unternehmen Genehmigungsprozesse haben, beispielsweise für Abwesenheiten, Budgetfreigaben oder Reisekosten, können Sie einen Workflow erstellen, der automatisch eine E-Mail an die entsprechenden Personen sendet und um ihre Zustimmung bittet. Sobald die Genehmigung erteilt wurde, wird der Prozess automatisch fortgesetzt.
Erstellen Sie mit Hilfe von Microsoft Forms ein elektronisches Formular, über welches Ihre Mitarbeitenden zum Beispiel geplante Absenzen komfortabel eintragen können. Im Hintergrund wird ein Microsoft Power Automate Flow angestossen und die oder der Vorgesetzte wird automatisch mit einer E-Mail informiert und kann die Absenzen direkt über das Formular genehmigen oder ablehnen. Im Zuge eines solchen Workflows lassen sich genehmigte Abwesenheiten auch gleich in einem Outlook Kalender eintragen. So behalten Sie stets den Überblick.
2. Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen
Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Online-Shop und erhalten regelmäßig Bestellungen. Anstatt jedes Mal manuell eine E-Mail an Ihre Kundinnen und Kunden zu senden, können Sie einen Workflow erstellen, der ihnen automatisch eine E-Mail mit Bestellbestätigung und Versanddetails sendet. So sparen Sie Zeit und reduzieren das Risiko von Fehlern, da alle Schritte automatisch ablaufen.
3. Social-Media-Beiträge planen
Wenn Sie für Ihr Unternehmen Social-Media-Marketing betreiben, können Sie einen Workflow erstellen, der automatisch Posts für verschiedene Plattformen plant und verwaltet. Sie können auch eine Genehmigungsfunktion einrichten, um sicherzustellen, dass alle Posts im Einklang mit der Markenidentität und den Unternehmensrichtlinien stehen.
4. Automatisierte Datenerfassung und -verarbeitung
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen regelmäßig große Datenmengen verarbeiten müssen, können Sie einen Workflow erstellen, der das zusammentragen und verarbeiten der Daten automatisiert. Dies kann beispielsweise bei der Überwachung von Verkaufszahlen oder der Analyse von Marketingkampagnen hilfreich sein. Der Workflow kann so eingerichtet werden, dass Daten automatisch von verschiedenen Quellen gesammelt werden, beispielsweise von Social-Media-Plattformen oder internen Datenbanken. Anschließend können die Daten automatisch in einem zentralen Dashboard zusammengeführt und analysiert werden. Dies spart Zeit und erhöht die Effizienz bei der Datenauswertung.
5. Projektbezogene E-Mail-Ablage in SharePoint
Sie arbeiten Projektbezogen und möchten sicherstellen, dass zwischen verschiedenen Mitarbeitenden und Kundinnen und Kunden keine wichtigen E-Mails und Dokumente verloren gehen? Eine mögliche Anwendung von Power Automate könnte beispielsweise das Scannen des Betreffs einer E-Mail nach bestimmten Schlagwörtern oder Projektnummern sein. Wenn die entsprechenden Kriterien erfüllt sind, wir die E-Mail automatisch mitsamt allen Anlagen in SharePoint abgelegt.
Die Ablage kann anhand verschiedener Parameter vorgenommen werden. So könnte man zum Beispiel E-Mails, welche eine Projektnummer im Betreff enthalten, in einen Ordner mit dieser Projektnummer ablegen.
Wie viel kostet mich Power Automate?
Als integraler Bestandteil der Produktivitätswerkzeuge von Microsoft 365, die von Microsoft entwickelt wurden, haben Microsoft 365-Kundinnen und -Kunden Zugriff auf Power Automate als Teil ihres Abonnements und können es nutzen, um ihre Arbeitsprozesse zu automatisieren und zu optimieren.
Darüber hinaus können User von Power Automate ihre Workflows in andere Microsoft-Anwendungen und -Dienste integrieren, die ebenfalls Teil der Microsoft 365-Suite sind, wie Outlook, SharePoint und Teams. Natürlich wird auch eine Vielzahl von anderen Anwendungen wie beispielsweise Salesforce, GitHub oder Twitter unterstützt. Diese Integrationen machen es einfach, Workflows zu erstellen, die nahtlos in den Arbeitsablauf der User integriert sind, und die Produktivität und Effizienz zu steigern.
So eliminieren Sie einfach Fehlerquellen und vermeiden Leerläufe mit einer Lösung, die sich nahtlos in ihr bestehendes Microsoft 365-Abonnement integriert. Und das alles ohne sich ein neues, zusätzliches Tool anschaffen zu müssen.
Nexpert – Ihr Partner für Automatisierung mit Microsoft Power Automate
Mit Power Automate können Sie alltägliche Aufgaben automatisieren und optimieren, um Zeit und Ressourcen zu sparen und die Effizienz zu steigern. Die genannten Beispiele sind nur ein kleiner Ausschnitt der vielen Möglichkeiten, die Power Automate bietet. Natürlich lassen sich mit Power Automate auch sehr komplexe Abläufe und Anwendungen abbilden.
Bei Nexpert verfügen wir über vielseitige Erfahrungen in der Anwendung von Power Automate. Unsere Expertinnen und Experten beraten und begleiten Sie bei der Implementierung von Power Automate und anderen Automatisierungstools. Wir haben bereits zahlreiche Unternehmen dabei unterstützt, Zeit und Ressourcen zu sparen und ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Kontaktieren Sie uns mit Ihrem Anliegen! Wir freuen uns auf die Herausforderung.
