Automatisierte Projekteröffnung
Einleitung
Standardisierung und Produktivitätssteigerung sind zentral, um im (globalisierten) Wettbewerb bestehen zu können. Microsoft Power Automate bietet eine leistungsstarke Plattform, um Arbeitsabläufe zu optimieren. Gerne präsentieren wir ein weiteres Beispiel aus der Praxis:
Kundenanforderung: Ein Kunde will im Rahmen von Projekten jeweils im MS-Teams automatisiert und standardisiert einen projektspezifischen Channel sowie einen dazugehörenden neuen Plan im MS Planner erstellen lassen. Ferner sollen die im Zusammenhang mit diesem Projekt offerierten Dienstleistungen aus einer SQL-Datenbank in den Planner – organisiert als „Buckets“ – importiert werden. Schliesslich soll der Projektmanager über die erfolgreiche Erstellung des Projektes informiert werden.
Beschreibung Prozess
Schritt 1: Aufruf des Microsoft Forms Formular
Der erste Schritt beginnt mit einem Microsoft Forms Formular, wo der Projektleiter das Kundenkürzel, den Projektnamen und die dazugehörende Offert-Nr. eingibt.
Schritt 2: Erstellen eines Channels in Microsoft Teams
Sobald das Formular ausgefüllt wurde, erstellt der Power Automate Flow automatisch einen neuen Channel in Microsoft Teams. Der Name des Channels setzt sich aus dem Kundenkürzel und dem Projektnamen zusammen. Dies ermöglicht eine klare und organisierte Struktur innerhalb des Teams.
Schritt 3: Erstellen eines Plans in Microsoft Planner
Der Flow erstellt im nächsten Schritt einen neuen Plan in Microsoft Planner. Dieser Plan enthält standardisierte Projekttasks, die als Buckets organisiert sind und immer gleichermaßen für alle Projekte gelten.
Schritt 4: Importieren der Dienstleistungen aus der SQL-Datenbank
Mit der Offert-Nr. geht der Flow in die SQL-Datenbank und exportiert die Dienstleistungen der Offerte. Die Dienstleistungsgruppen werden als Buckets und die einzelnen Dienstleistungspositionen als Projekttasks in Microsoft Planner angelegt. Dies stellt sicher, dass alle relevanten Aufgaben und Dienstleistungen aus der Offerte im Plan enthalten sind.
Schritt 5: Abschluss-Benachrichtigung
Zum Schluss informiert der Flow den Projektleiter darüber, dass das Projekt in Teams erfolgreich eröffnet wurde. Diese Benachrichtigung erfolgt über eine Teams-Push-Nachricht, sodass Benutzer sofort über den Status informiert sind.
Fazit
Mit diesem Power Automate Flow können Sie den Prozess der Projekteröffnung erheblich vereinfachen. Sie sparen Zeit und minimieren Fehler, während Sie gleichzeitig eine effiziente und benutzerfreundliche Lösung für die Erfassung von Projekten bieten. Selbstverständlich lässt sich der Prozess an Ihre Wünsche und Anforderungen anpassen – die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. Probieren Sie es aus und erleben Sie die Vorteile der Automatisierung in Ihrem Arbeitsalltag!
Andere (Automatisierungs-) Wünsche?
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